PowerPoint – 3 Tipps, die eine Präsentation schnell & einfach aufwerten

Es gibt vermutlich kaum jemanden, der nicht schon einmal eine PowerPoint Präsentation erstellt und vor Publikum gehalten hat. Früher oder später ereilt einen das Schicksal – ob bereits während der Schulzeit, im Studium oder schlussendlich im Job.

Aus unserem Agenturalltag sind PowerPoint Präsentationen jedenfalls nicht wegzudenken. Wir haben daher schon so einiges gesehen, gehört und vieles selbst ausprobiert. So wissen wir, was funktioniert und welche Fehler vermieden werden sollten. Mit diesem Blogbeitrag möchten wir unser Wissen mit euch teilen und besonders Anfängern auf diesem Gebiet eine kleine Hilfestellung mit an die Hand geben.

Dazu beschränken wir uns lediglich auf folgende drei Grundsätze, die dabei helfen, eure PowerPoint und somit auch eure Präsentation (also euren Vortrag) aufzuwerten:

1. Weniger ist mehr

2. Gezielte Blickführung durch Strukturierung und Gewichtung

3. Bilder (und Grafiken) sagen mehr als tausend Worte

1. WENIGER IST MEHR

Einer der wichtigsten Tipps direkt zu Beginn: Beschränkt euch auf ein Thema pro Folie! Setzt dabei den Fokus auf die wichtigsten Kernaussagen und vermeidet es, die Folien zu überladen. Das Ziel sollte es sein, die Aufmerksamkeit der Zuhörer*innen mit jeder Folie aufrecht zu erhalten. Somit gilt es, mögliche Ablenkungen zu eliminieren und sich aufs Wesentliche zu konzentrieren.

Je mehr Informationen auf den Folien, desto abgelenkter sind die Zuhörer*innen. Denn statt euch zuzuhören, sind sie nur noch damit beschäftig, die Inhalte der Folien zu erfassen. Meist stellt sich bereits nach ein paar Folien die Kapitulation ein und die Zuhörer*innen schalten auf Durchzug.

Daher hier nochmal der Aufruf: Setzt, getreu dem Motto KISS (Keep it straight and simple), nur die wichtigsten Informationen bzw. Kernaussagen in Szene. Verzichtet dabei auf lange Textblöcke und verwendet stattdessen Aufzählungen mit knackig formuliertet Aussagen. Den Rest gebt Ihr euren Zuhörer*innen am besten auf der Tonspur mit. So ist euch die volle Aufmerksamkeit des Publikums sicher.

Tipp: Je nach Komplexität des Vortrags kann es sinnvoll sein, ein Handout der Präsentation mit ausführlicheren Informationen zu erstellen und diese im Nachgang an die Zuhörer*innen zu verteilen.

2. GEZIELTE BLICKFÜHRUNG DURCH STRUKTURIERUNG UND GEWICHTUNG

Meist besteht eine Folie aus mehreren Elementen. Es können Textfelder in Kombination mit ein oder zwei Bildern sein oder aber verschiedene Headlines mit Aufzählungspunkten - selbst alles zusammen ist denkbar. Je mehr verschiedene Elemente eine Folie enthält desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Zuhörer*innen den Überblick verlieren und nicht wissen, wohin sie ihren Blick zuerst richten sollen. Um dem entgegenzuwirken, gibt es zwei Grundsätze, die man beachten sollte:

- Einheitliche Ausrichtung der Elemente

- Gewichtung der Elemente

Was die Ausrichtung der Elemente angeht, sollte man unbedingt darauf achten, einzelne Objekte gleichmäßig zueinander auszurichten. Wird beispielsweise ein Text neben eine Grafik gesetzt, sollten beide Elemente an der Oberkante ausgerichtet werden. Soll der Text hingegen unter dem Bild stehen, so sollten beide Elemente rechts- oder linksbündig ausgerichtet sein. Eine logische und einheitliche Ausrichtung von Objekten sorgt, besonders bei einer Fülle von Elementen auf einer Folie, für etwas mehr Ruhe und Ordnung im Gesamtbild. Mit den „Gitternetzlinien“ und den „Führungslinien“ bietet PowerPoint hierfür zwei Hilfsmittel, welche man sich für die Objektausrichtung zu Nutze machen kann.

Setzt sich eine Folie aus mehr als zwei verschiedenen Elementen zusammen, hilft eine korrekte Ausrichtung allein nicht weiter. In diesem Fall sollte man eine Folie gut strukturieren und in Inhaltsblöcke einteilen. Was gehört inhaltlich zusammen? Bei einer Gegenüberstellung von Pro- und Kontra-Argumenten ist es beispielsweise sinnvoll, die Folie in zwei Spalten zu teilen. Darüber steht dann mit einem größeren Abstand zu den Aufzählungsblöcken die Headline. Die Sublines (Pro/Kontra) sollten hingegen direkt über der jeweiligen Aufzählung platziert werden. Nun kann man den einzelnen Elementen noch ein bestimmtes Maß an Gewicht verleihen, indem man mit der Formatierung und Skalierung arbeitet. Ist eine Zeil beispielweise fett und farblich hervorgehoben, wird sie eher wahrgenommen als der Rest. Bei Bildern und Grafikelementen kann man mit der Wahl der Größe einiges bewirken.

In den europäischen Ländern ist es üblich von links nach rechts und von oben nach unten zu lesen. Wenn man sich das zu Nutze macht, kann man den Blick der Zuschauer*innen lenken und somit beeinflussen, was als Erstes gesehen/gelesen wird.

Zusätzlich gibt es auch die Möglichkeit, mit Hilfe von Farbflächen auf wichtige Kernaussagen aufmerksam zu machen.

3. BILDER ( UND GRAFIKEN) SAGEN MEHR ALS 1000 WORTE

Es hat einen Grund, weshalb sich Bilderbücher großer Beliebtheit erfreuen. Gute Bilder wecken Interesse, erzeugen Spannung und senden Botschaften. Bilder sprechen mit uns und rufen Emotionen hervor – ganz unmittelbar. Genau diese positive Macht der Bilder kann und sollte man auch für PowerPoint Präsentationen nutzen. Somit lautet der dritte und somit letzte Tipp: Unterstreicht eure Kernaussagen durch passendes Bildmaterial!

Wie in unserem ersten Tipp bereits erwähnt, sind lange Text grundsätzlich keine gute Idee. Texte zu erfassen und zu verarbeitet, dauert viel länger als es bei Bildern der Fall ist und macht zudem auch oftmals die Augen müde. Sinkende Aufmerksamkeit des Publikums ist dabei die unausweichliche Folge. Kurze, stichwortartige Formulierungen sind somit eindeutig die bessere Wahl. Eine noch bessere Wahl stellt die Kombination aus knackigen Aussagen und ansprechenden Bildern dar.

Als erstes sollte man darauf achten, dass das verwendete Bildmaterial thematisch zu den Folien bzw. zu den einzelnen Aussagen passt. Im zweiten Schritt sollte man sich mit der Postionierung beschäftigen. Tatsächlich werden hierbei die größten Fehler gemacht, weshalb wir für Anfänger folgende drei Optionen empfehlen:

- Hintergrundbilder

- freigestellte Motive in der Nähe der dazugehörigen Aussagen

- Großflächenbilder, die 1/2 oder 1/3 der Folie ausmachen

Auch hier gilt wieder der Leitsatz – weniger ist mehr! Verwendet man auf einer Folie ein Hintergrundbild, sollte man auf ein zusätzliches Großflächenbild beispielsweise verzichten. Je nach Thema des Vortrags macht es oftmals auch Sinn, sich folienübergreifend auf eine Positionierungsoption zu beschränken. Auf diese Weise erleichtert man den Zuhörer*innen das Erfassen des Folieninhalts und hält somit ihre Aufmerksamkeit länger am Leben.

Wir hoffen, unsere Tipps helfen euch weiter und wünschen gutes Gelingen beim Aufpeppen eurer Präsentation 😊